Auf- und Ausbau von Compliance Management Systemen (CMS) und Corporate Governance Beratung sowie deren Effektivitäts­prüfung

Auf- und Ausbau eines CMS

Unsere Compliance Beratung zum Auf- und Ausbau eines CMS und der Corporate Governance basiert auf einer aktuellen Compliance Risikoermittlung bzw. Risikoanalyse des Unternehmens. Wir unterstützen unsere Kunden in einer für sie nachhaltigen und effektiven Einführung und Umsetzung eines CMS und vermeiden Standardansätze, die in der Regel den Anforderungen des individuellen Unternehmens nicht gerecht werden.
Wir setzen immer auf den vorhandenen Strukturen eines Unternehmens auf und erfinden das Rad nicht neu. Die meisten Unternehmen weisen bereits gelebte Strukturen auf, die teilweise nur noch formalisiert, spezifiziert und strukturiert werden müssen, damit sie sich zu einem CMS manifestieren und ihre Effektivität entfalten können.

Compliance Beratung in einzelnen CMS Komponenten

Je nach Kundenbedarf kann die Compliance Beratung der equia auch nur für einzelne Elemente des CMS wie bspw. Tone from the Top, Kodizes, Richtlinien, Standards und Kontrollen, Drittparteien Due Diligence Prüfungen, Hinweisgebersystem, Help Desk, Training und Kommunikation, Berichtswesen, Monitoring, Effektivitätsprüfungen usw. herangezogen werden. Dabei berücksichtigen wir die systemtechnischen Rahmenbedingungen Ihres bereits bestehenden CMS und fügen unsere Arbeitsergebnisse homogen in die vorhandenen Strukturen ein.

Überführung von Compliance Vorgaben in die operativen Prozesse

Compliance Vorgaben entfalten im Tagesgeschäft nur dann ihre Wirkung, wenn sie in Prozessen eingebettet sind. Für uns ist dies ein wichtiger Erfolgsfaktor. Daher unterstützen wir Sie dabei, Ihre Compliance Vorgaben prozessual auszugestalten und sie in das Tagesgeschäft einzubetten. Dies stellt sicher, dass Compliance im operativen Geschäft nicht als Fremdkörper wahrgenommen wird.
Dabei geht unsere Compliance Beratung zur Überführung der Compliance Vorgaben in die operativen Prozesse soweit, dass wir auch die Ausprägung von Kontierungsmethoden im Rechnungswesen analysieren und ggf. Empfehlungen aussprechen, um zu gewährleisten, dass im Nachgang die Monitoringaktivitäten von Compliance sensitiven Transaktionen effizient gestaltet werden können. Sofern möglich nutzen wir Ihre system- bzw. ERP-technischen Rahmenbedingungen um Prozessschritte zu automatisieren.
Unsere Kunden bestätigen uns regelmäßig, dass unsere Maßnahmen und Empfehlungen betreffend die Überführung der Compliance Vorgaben in die operativen Prozesse zu mehr Transparenz und damit zu einem Produktivitätsgewinn beigetragen haben.

Integration von Compliance relevanten Strukturen zu einem Gesamtsystem

In einigen Unternehmen ist festzustellen, dass die Corporate Governance und insbesondere die Organisations- bzw. Verantwortlichkeitsstrukturen ein effektives CMS nicht durchgängig unterstützen. Uns wird regelmäßig berichtet, dass das Silodenken innerhalb der Unternehmen weiterhin stark ausgeprägt und die Erreichung von Synergien erschwert ist.
Wir sind davon überzeugt, dass Compliance relevante Aufgabenbereiche wie bspw. das Risk Management, die interne Revision, das interne Kontrollsystem, die Finanzbuchhaltung bezüglich der Inhalte zur nachhaltigen Compliance und Aufrechterhaltung der Compliance Vorgaben zusammenarbeiten müssen.
Die equia verfolgt daher einen holistischen Compliance Beratungsansatz, in der fachbereichsspezifische Insellösungen vermieden werden. Wir unterstützen Sie dabei, alle relevanten Compliance Elemente in Ihrem CMS effizient in die Governance Strukturen einzubetten und die Interaktion zu anderen wichtigen Stakeholdern wie der internen Revision, dem Risikomanagement bzw. zur IKS Verantwortlichkeit zu etablieren. Nur so ergibt sich aus unserer Sicht die Chance eines nachhaltigen und effektiven CMS.

Effektivitätsprüfung Ihres CMS (Angemessenheits- & Wirksamkeits­prüfung)

Für Unternehmen, die eine Standortbestimmung zur Effektivität ihrer CMS Strukturen wünschen, bieten wir maßgeschneiderte Effektivitätsprüfungen an. Gemeinsam mit Ihnen definieren wir den Prüfungsumfang der Compliance relevanten Vorgänge bzw. Transaktionen. Dabei können wir bis auf Transaktionsebene analysieren, ob die Ihrerseits eingeführten und gewünschten Compliance Vorgaben eingehalten wurden oder nicht.
Falls von Ihnen gewünscht, können wir auch Ihr vollständiges CMS einem sogenannten Stresstest unterziehen. Dies geht weit über eine IDW PS 980 Prüfung hinaus, da die equia mit forensischer Expertise und einer stringenteren Prüfung eine echte Standortbestimmung gewährleistet. In der Durchführung solch einer CMS Effektivitätsprüfung wird das Management interviewt und Transaktionsdaten analysiert.
Die Ergebnisse der Effektivitätsprüfung einschließlich der Begleitdokumente werden zusammen mit Handlungsempfehlungen in Form eines schriftlichen Berichtes zusammengestellt, so dass Sie die Möglichkeit haben, die Ergebnisse im Einzelnen auf Transaktionsbasis nachzuvollziehen und die ggf. einzuleitenden Maßnahmen zu priorisieren.