Einführung von internen Kontrollstrukturen

Einführung von internen Kontroll­strukturen (internes Kontrollsystem; IKS) bzw. Effektivitäts­prüfungen bestehender interner Kontroll­strukturen und -systeme

Ein internes Kontrollsystem (IKS) ist eine wesentliche, neben der internen Revision weitere flankierende Maßnahme, die Konformität und Wirtschaftlichkeit von Geschäftsprozessen, die Sicherung des Unternehmensvermögens sowie die Nachhaltung von innerbetrieblichen Vorgaben zu gewährleisten. Der am Weitesten bekannte Ansatz für ein IKS stellt das COSO-Modell dar.
Auch wenn noch nicht alle Unternehmen verpflichtet sind, ein (formalisiertes) Kontrollsystem zu etablieren, so ist allgemein anerkannt, dass ein effektives internes Kontrollsystem nachhaltig Risiken mitigiert und eine gute Dokumentationsbasis darstellt, um identifizierte Devianzen im Nachgang zu analysieren.
Unabhängig davon, dass in vielen Unternehmen bestimmte Geschäftsprozesse ähnlich und somit die Kontrollen unternehmensübergreifend adaptierbar sind, empfehlen wir jedem Kunden in Abhängigkeit seines Risikoprofils und Geschäftsmodells das IKS zu individualisieren. Einen IKS Standard in Form einer Schablone anzuwenden, führt regelmäßig zu Feststellungen in der fehlenden Effektivität einiger Kontrollen. Schließlich weist jedes Unternehmen, auch innerhalb der gleichen Branche eigene individuelle organisatorische und prozessuale Eigenheiten auf, die sich zwangsläufig im IKS abbilden müssen. Selbst in Unternehmenseinheiten ein und desselben Unternehmens kann es notwendig sein, Kontrollstrukturen anzupassen.

Murat Üranüz
Geschäftsführer

+41 44 585 35 55
mail@equia-ag.com

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Unsere Leistungen

  • Entwicklung eines auf Ihre Bedürfnisse ausgelegten IKS

  • Effektivitäts-Prüfungen Ihrer bestehenden IKS Strukturen (Wirksamkeitsprüfung) inkl. „Design-Check“

Entwicklung eines auf Ihre Bedürfnisse ausgelegten IKS

Die equia unterstützt Sie im Aufbau formalisierter IKS Strukturen und gewährleistet einen auf Ihre Unternehmensbedürfnisse zugeschnittenen individuellen Ansatz. Hierfür befassen wir uns ausgiebig mit Ihrem Unternehmen und entwickeln ein Gefühl für die Spezifikationen und Bedarfe des auszugestaltenden IKS. Wir definieren gemeinsam die vom üblichen Standard abweichenden Themenstellungen, die im Fokus des IKS stehen sollen (bspw. Betrugs- und Korruptionsprävention, Einhaltung von Compliance Vorgaben, komplexe Geschäftsvorgänge) und gestalten dann die Kontrollaktivitäten.
Die Definition bzw. Beschreibung der Kontrolle stellt das Design dar und ist elementar, da sie zur Bewirtschaftung bzw. Vermeidung eines bestimmten Risikos dient. Unsere funktionsübergreifenden Prozesskenntnisse, die Erfahrungen aus zahlreichen internen Ermittlungen bzw. Revisionstätigkeiten und unsere Expertise zur Identifikation von Unternehmensrisiken sind Garant dafür, dass wir Ihre Unternehmenskontrollen so beschreiben, dass die inhärenten Risiken eines Geschäftsprozesses bei vorgegebener Ausübung nachhaltig mitigiert werden.

Effektivitäts-Prüfungen Ihrer bestehenden IKS Strukturen (Wirksamkeits­prüfung) inkl. „Design-Check“

Die Effektivität bzw. Wirksamkeit von internen Kontrollen ist nur dann gewährleistet, wenn diese wie beschrieben betreffend Frequenz, Verantwortlichkeit, Dokumentation etc. ausgeübt wird und angemessen ist, das inhärente Risiko zu mitigieren. Bei kleinsten Abweichungen von den Kontrollvorgaben kann es daher vorkommen, dass die vermeintlich ideale Kontrolle ihre Effektivität, also ihre Wirkung, im operativen Geschäft verfehlt.
Daher bietet die equia ihren Kunden auch an, bestehende IKS Strukturen auf ihre Effektivität bzw. Wirksamkeit hin zu überprüfen. Dabei gehen wir zweistufig vor. Einerseits analysieren wir jede einzelne Kontrollbeschreibung und prüfen, ob sie adäquat ist, um die mit dem zugrundeliegenden Prozess verbunden Risiken ausreichend zu bewirtschaften («Design-Check»). Ist dies nicht der Fall, bedarf es einer unmittelbaren Korrektur der Kontrollbeschreibung. In solchen Fällen ist eine Prüfung der Einhaltung der operativen Kontrolle nicht mehr notwendig, da sie so oder so ihre Effektivität und somit Wirkung verfehlt.

Andererseits wird die operative Wirksamkeit jener Kontrollbeschreibungen geprüft, die im sogenannten «Design-Check» angemessen und adäquat erscheinen. Sofern die Kontrollbeschreibung Management Testings vorsieht, werden diese analysiert und auf ihre Konformität mit der Kontrollbeschreibung validiert. Zusätzlich führt die equia eigene unabhängige Prüfungen auf Basis einer Stichprobe durch und vergleicht ihre Ergebnisse mit denen des Management Testings. Abweichungen werden auf Kontrollebene dokumentiert und mit den Begleitdokumenten hinterlegt. So ist für jede einzelne Kontrolle die Bewertung für Sie als Kunden unabhängig nachvollziehbar.
Sämtliche Ergebnisse aus unseren Effektivitätsprüfungen fassen wir in einem Bericht für Sie zusammen und sprechen dabei auch die Empfehlungen aus, die zur Optimierung der Effektivität bzw. Wirksamkeit einzelner Kontrollen und damit des gesamten IKS beitragen.

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